Ordner anlegen und organisieren

 

Bei Ordnern ist es ähnlich wie bei Küchenschränken. Einmal gut eingerichtet, hat man lange Freude daran und ist nicht ewig damit beschäftigt, zu suchen, zu räumen und zu entwirren.

Nichts ist nerviger, als ständig nach Unterlagen, die doch irgendwo seien müssten, suchen zu müssen…!

Und es ist gar nicht so schwer, aus einem chaotischen Schreibtisch ein HAPPY HOMEOFFICE werden zu lassen.

Im Grunde genommen braucht es genau einen Tag.
An diesem einen Tag, an dem man den ganzen Tag zwischen Papierstapeln und Ordnerhaufen sitzt, Ordner durchforstet und neu angelegt, alte Ordner aussortiert und sich Gedanken über das beste System für die eigene Officeorganisation macht, an diesem einen Tag, legt man den Grundstein für’s HAPPY HOMEOFFICE.

Ein ekelhafter Tag, weil man viele Stunden arbeitet und das Gefühl hat, dass es kein Ende nimmt. Aber ich sag Euch was: Irgendwann ist es geschafft und dann hat man für viele Jahre Ruhe und deutlich weniger Stress!

 

Ordner anlegen und organisieren

 

Am besten beginnt man im Vorfeld damit, die vorhandenen Ordner zu sichten um sich dann zu überlegen, welche Ordner man überhaupt benötigt. Ich habe alle Themen in Kategorien unterteilt und dann überlegt, wie viele Ordner ich dafür benötige. Welche Themen können zusammen in einen Ordner, welche benötigen einen eigenen.
Unterlagen die älter als 10 Jahre sind, können getrost aussortiert werden und bei Rechnungen sortiere ich sogar nach 5 Jahren großzügig aus.

 

Trennblätter in Ordnern, Ordnermemo

 

Manche Versicherungen zum Beispiel, habe ich in einem Ordner zusammengefasst. Damit das Ganze dennoch übersichtlich bleibt, werden die einzelnen Versicherungen oder Vorgänge durch Trennblätter unterteilt.

Jeder Ordner hat ein Frontblatt, das ORDNERMEMO. Darauf kann man sich fix Notizen zu Vorgängen machen , die sonst in irgendeinem Zettelhaufen verloren gehen würden.

 

Vorgänge im Büroalltag

 

Ordnermemo pdf   ( und hier ist die kostenfreie Druckvorlage dazu )

 

In unseren Ordnern mit den medizinischen Unterlagen habe ich noch ein zusätzliches Deckblatt. Sobald man privat versichert ist, oder Zusatzversicherungen hat, ist man ständig damit beschäftigt, die Erstattung der erbrachten medizinischen Leistungen zu beantragen. Um bei all den Massen an Unterlagen und Vorgängen nicht den Überblick zu verlieren, habe ich mir hierfür ein weiteres Deckblatt für die aktuellen Vorgänge angelegt.

 

Ringhefter mit Innentaschen

 

 

kostenfreie Druckvorlage Büro

aktuelle Vorgänge pdf ( und hier die kostenfreie Druckvorlage zu diesem Doc. )

 

Für unsere Medi-Unterlagen habe ich mich für Ordner mit Innentaschen entschieden ( hier geht’s zum Link für den Ordner ), weil sich diese ganzen kleinen Zusatzheftchen wie Impfbuch und Bonushefte hier super organisieren lassen und endlich alles an einem Platz ist. Vorher hatte ich diese in Klarsichthüllen im Ordner, aber die sind immer irgendwann ausgerissen und damit ist Dank der fest integrierten Innentaschen jetzt Schluss!

Und dann gibt es da noch diesen einen kleinen Helfer, der mich seit Jahren begleitet. Mittlerweile gibt es um ehrlich zu sein schon 3, aber wie gesagt, es sind schon ein paar Jahre ins Land gegangen… 🙂

Mein Brainbook:

 

Arbeitsbereich strukturieren

 

In diese kleine Büchlein klebe und schreibe ich all die Dinge, die sich sonst in irgendeiner Schublade verlieren würden. Infos, Adressen, Visitenkarten,  Produktnamen, Tipps, Beipackzettel, Schnipsel von irgend welchen Packungen, von denen ich den Namen nicht vergessen möchte….. es sieht wirklich bunt aus in diesem Buch.
Aber es hilft mir ( und meinem Restverstand ) eine klaren Kopf in all dem Durcheinander von Informationen zu behalten.

Übrigens, in der kommende Woche sind in vielen Warenhäusern und Shops wieder Bürowochen mit vielen tolle Prozenten….
Der perfekte Zeitpunkt, endlich mal ein bisschen Ordnung in den Schreibtischdschungel zu bringen… 🙂

In diesem Sinne, ein dschungelduftes Wochenende….

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